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Discovery no RH: Aprimorando processos de onboarding na empresa

Team:

1 UX, 1 LT, 1 gestor

Duração:

5 meses

Entrevistas realizadas:

6

CONTEXTO

Buscando melhorias no onboarding interno da empresa e uma melhor experiência para novos colaboradores, aplicamos processos de design e pesquisa, entregando um plano de ação ao time de RH e treinamentos.

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PESQUISAS INICIAIS

 

O processo e roadmap foram alinhados inicialmente com stakeholders e voluntários da squad.

 

Para a primeira etapa, buscamos entender possibilidades de melhoria ao pesquisar materiais e conteúdos on-line direcionados ao RH indicando o que é sugerido para a prática de onboarding. Ao final, chegamos à conclusão de que os principais pontos já eram realizados pelas equipes.

 

Além disso, levantei alguns questionamentos para serem investigados, como:

  • Qual a forma de contato antes da contratação?

  • Todos os líderes são orientados da mesma maneira?

  • É disponibilizado algum material para o contratado ao entrar na empresa?

  • Como incentivar os novos colaboradores a conversarem com seus líderes e saberem o que se espera deles?

  • Valeria a pena enviar um novo questionário para acompanhar desenvolvimento?

  • Qual a frequência de pedidos de demissões após 6 meses?

 

(Materiais avaliados: Checklist Boas Práticas de Onboarding (Pin People Experience Management), Guia de Onboarding On-line (Factorial), Runrun.it)

ANÁLISE DE DINÂMICA COM STAKEHOLDERS 

 

Em seguida, estudamos pontos levantados pelos stakeholders em dinâmica realizada anteriormente com post-its no Miro e reorganizamos junto às equipes de RH e treinamentos a jornada do que é esperado pelos novos colaboradores nos 3 primeiros meses, com sugestões de prazos para realizar atividades.

001 post its.png

ANÁLISE DE E-NPS 

 

O time interno de Customer Experience já realiza uma pesquisa de e-NPS, onde é avaliado anualmente o índice de satisfação de todos os colaboradores da área com notas de 0 a 10, divididas por nível de carreira, tempo de empresa e comentários positivos e negativos.

 

Analisamos os resultados e alguns pontos levantados geraram hipóteses para verificar nas entrevistas. (Por questões de confidencialidade, o resultado não poderá ser divulgado.)

002 report.png

CRIAÇÃO DE HIPÓTESES E ENTREVISTAS 

Para a etapa de entrevistas, conversamos com 6 colaboradores, 3 vindos de contratação externa e 3 via programa de capacitação e contratação, baseando as perguntas nas hipóteses criadas. 

 

Exemplo de hipótese:

  • "Nós acreditamos que os materiais enviados aos novos colaboradores antes das contratações são claros para explicar os passos que devem ser feitos. Saberemos que é verdade se 5 dos 6 responderem que não ficaram com dúvidas impeditivas."

 

Exemplos de perguntas:

  • "Quando entraram em contato com você pela primeira vez, alguém explicou quais os passos que viriam a seguir, as pessoas que entrariam em contato depois? (...) Ficou claro para você?

  • Você já tinha familiaridade com os sites e materiais que te passaram? Ficou com alguma dúvida sobre a diferença entre eles e o que deveria fazer em cada um?"

 

Em seguida, fizemos a análise com os insights e validação das hipóteses (validadas, validadas parcialmente, invalidadas) e listamos as conclusões encontradas. 

​

análise.png

Dados de resposta removidos por NDA

Exemplo de uma das conclusões:

  • A fase de recrutamento é/não clara para todas as pessoas entrevistadas. Dificuldades verificadas em (...).

JORNADA DO USUÁRIO (novos colaboradores) 

 

Para melhor visualização e entendimento do resultado das entrevistas em cada fase do processo, criei jornadas do usuário separando entre duas personas: novo colaborador via contratação e via programa de capacitação.

004 User journey.png

Dados de resposta removidos por NDA

RESULTADOS 

Ao final, entregamos um plano de ação para a squad RH + equipe de treinamentos com:

  • Sugestão de mudanças em materiais;

  • Sugestão de priorização de assuntos específicos em conversas com liderança;

  • Proposta de e-mail;

  • Verificar possibilidade de utilização de portal único (protótipo abaixo) para centralizar informações;

  • Realização de nova pesquisa após alguns meses para avaliar os impactos das mudanças.

DESAFIOS E APRENDIZADOS

 

Entre os desafios encontrados, não conseguimos acesso a resultado de questionários internos já realizados. Com isso, repensamos a necessidade de envio de novo questionário para não ficar repetitivo e adaptamos as perguntas da entrevista.

 

Essa experiência ajudou a aprender como contornar impeditivos, incluindo a forma de realizar essas comunicações.

 

Utilizar o design para uma demanda interna trouxe visibilidade para nossa equipe e ajudou a expandir conhecimentos do trabalho de design para outras áreas, contribuindo assim para um aumento da maturidade de design na empresa.

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